Was den Steuerberatern am meisten fehlt, ist Zeit. Dabei sind sie es selbst, die hier für Abhilfe schaffen können – z.B. durch eine Auftragsplanung. Diese verschafft nicht nur Zeit, sondern auch Überblick und damit Sicherheit. Des Weiteren kann bei bestehender Auftragssteuerung flexibler bei Eintreten unerwarteter Ereignisse reagiert werden.
Es gibt eine Reihe von Kanzleien, die im Bereich der Auftragssteuerung keine oder wenig sinnvolle Lösungen parat haben.
Vielfach wird nicht erkannt bzw. kann nicht erkannt werden, welchen Status ein erteilter Auftrag hat, also die Erkenntnis darüber, welchen Grad der Fertigstellung er erreicht hat. So werden z.B. Excel Listen erstellt, um festzuhalten, welche Aufträge aktuell bzw. im nächsten Jahr anfallen. Mitunter führt jeder Mitarbeitende „seine“ Listen selbst.
Die Konsequenz daraus ist, dass der Praxisinhaber kaum eine Übersicht darüber hat, mit welchen Arbeiten seine Mitarbeitenden im Einzelnen beschäftigt sind. Es fehlt gänzlich der Überblick, und das nicht nur bei suboptimal, sondern auch bei vermeintlich gut aufgestellten Kanzleien.
Dabei gibt es in der jeweiligen Kanzlei-Software einfache Möglichkeiten, die Aufträge zu steuern. Doch es fehlt vielfach aus den unterschiedlichsten Gründen die Kenntnis, dass es solche Tools überhaupt gibt und wie diese bedient werden. Manchmal liegt das aber auch an der Programmarchitektur der Software-Hersteller. Bei der DATEV z.B. funktioniert das nicht nur mit der Software EO Comfort, sondern auch in hervorragender Art und Weise mit EO classic. Allerdings wissen hier nur wenige Steuerberater darüber hinreichend Bescheid.
Die Empfehlung lautet daher: Informieren Sie sich beim Hersteller Ihrer Kanzlei-Software, über welche Möglichkeiten der Auftragssteuerung die Software verfügt und lassen Sie sich und den Mitarbeitenden diese notfalls erklären. Das kann z.B. bei Fristverlängerungsanträgen gegenüber der Finanzverwaltung helfen, weil Sie damit zu erkennen geben, dass Sie sich bemüht haben, den Auftrag rechtzeitig zu erledigen. Auch die Erziehung der Mandanten sollte hierbei nicht unterschätzt werden.
Das sind nur einige Vorteile, die Sie nutzen sollten.
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