Die Vorlagenverwaltung ist in vielen Kanzleien nicht optimal geregelt. Oftmals sind sie uneinheitlich. Und das, obwohl die Kanzleisoftwaren fast ausnahmslos über eine Vorlagenverwaltung verfügen  und es der Kanzlei ermöglichen, die Vorlagen selbst zu verwalten und zu steuern. Die Uneinheitlichkeit führt nicht nur intern zu Verwirrungen, sondern beeinträchtigt auch das äußere Erscheinungsbild der Kanzlei.

Der Grund für diese Problematik liegt oftmals darin, dass innerhalb der Kanzlei keine zentrale Zuständigkeit definiert und das Personal nicht hinreichend geschult ist, wenn es sich denn einmal an die Erstellung einer Vorlage heranwagt. Im Focus stehen dabei insbesondere die Office-Anwendungen, vor allem Word und Excel.

Doch die Lösung ist recht einfach:

  • Legen Sie zunächst die Zuständigkeit fest. Danach unterziehen Sie den Zuständigen einer Schulung.
  • Sodann ziehen Sie die Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen hinzu, damit die jeweils passenden Vorlagen erstellt werden können.
  • Sind die Vorlagen erstellt und in die Kanzleisoftware eingepflegt, muss das Ganze nochmals geschult werden, damit alle wissen, wann, wie und in welchen Fällen diese Vorlagen zu verwenden sind. Das erfordert auch die Erstellung eines Ablagerahmenplans.
  • Schließlich muss sichergestellt werden, dass ALLE dieses Verfahren anwenden und eigene alte Vorlagen löschen.

Die Umsetzung ist durch die Kanzleileitung durch Verweigerung von Unterschriften unter Schreiben, die auf nicht autorisierten Vorlagen beruhen, sicherzustellen.