Es kommt gar nicht so selten vor, dass Kanzleien Probleme mit der Auftragssteuerung haben. Oft ist daher nicht bekannt, welchen Bearbeitungsstand ein einzelner Auftrag hat, oder welcher Mitarbeiter gerade an welchem Auftrag sitzt. Statt die Möglichkeiten der Kanzlei-Software auszunutzen, werden redundanterweise Excel-Listen “gestrickt”, um irgendwie festzuhalten, welche Aufträge in Bearbeitung sind bzw. anstehen.
Es ist allgemein festzustellen, dass in vielen Kanzleien gerade die einfachen Dinge schwerfallen. Die Auftragssteuerung ist so ein Thema. Gibt es keine zuverlässige Auftragssteuerung, weiß der Praxisinhaber weder, ob seine Kanzlei in der Lage ist, das Gros der Aufträge fristgerecht abzuarbeiten, noch, wie stark seine Mitarbeiter ausgelastet sind und woran sie gerade arbeiten. Beides sollte man als Chef aber wissen.
Der Rat lautet also: Machen Sie sich mit den Möglichkeiten Ihrer Kanzleisoftware vertraut. Ist schon eine Auftragssteuerung implementiert, nutzen Sie diese. Wenn nicht, kontaktieren Sie Ihren Kundenberater und fragen Sie ihn nach den Möglichkeiten, eine Auftragssteuerung zuzuschalten. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen wollen, dann tragen Sie einmal zusammen, wofür in Ihrer Kanzlei überall Excel eingesetzt wird. Dann schauen Sie bitte, ob es dafür nicht auch Anwendungen in Ihrer Kanzleisoftware gibt.