Mandanten-Onboarding einfach gemacht

Leider werden immer noch Ressourcen verschwendet, die direkte Auswirkung auf den Umsatz bzw. den Gewinn haben, insbesondere die Bereiche Gebühren, Haftungspotential und Prozesse. So wird z.B. der Auslagenersatz vielfach nicht oder nicht vollständig abgerechnet. Dabei erfolgt die Abrechnung nicht pro Rechnung, sondern pro Angelegenheit, d.h. für jeden Rechnungsposten gesondert.

Aber auch im Kanzleiablauf gibt es noch vieles zu verbessern. So kosten die Beitreibung von Honorar oder aber Honorarausfälle viel Geld. Die Zeit wurde in diesen Fällen umsonst investiert. Insoweit verweisen wir auf den Beitrag in diesem Heft „Vielfältige Nutzung einer Verrechnungsstelle für Angehörige der steuerberatenden Berufe“.

Aber auch das Haftungspotenzial sollte nicht vergessen werden. Das liegt vielfach an Unklarheiten der erteilten Aufträge, die entweder nicht oder nur unzureichend dokumentiert sind. Und das resultiert aus Verfahren bzw. Prozessen, die nicht oder nur lückenhaft definiert sind.

Das kann mit einem Schlag geändert werden: durch das Tool „Virtual Guide“. Es besteht aus zwei Modulen: dem Modul Dokumentenerstellung und dem Modul Kommunikation.

Das Modul Dokumentenerstellung leitet Sie durch den Prozess und am Ende erhalten Sie eine gerichtsfeste Dokumentation von Auftrag und Honorar. Sie bekommen

  • Erhebung der Mandanten-Stammdaten
  • Identifizierung des Auftraggebers (GwG)
  • Aufstellung der beauftragten Dienstleistungen
  • Beratungsvertrag, Vergütungsvereinbarung sowie AAB, Vollmachten und Vereinbarungen (z.B. Vereinbarung zum E-Mail-Verkehr, etc.)
  • Rechtssicherheit durch stets aktuelle Vertragsbestandteile
  • DATEV-Schnittstelle

Das gesamte Auftragsverhältnis wird bei der Erstellung rechtssicher dokumentiert und kann danach im DMS abgelegt werden. Damit ist die Grundlage einer erfolgreichen Honorardurchsetzung und einer stark reduzierten Haftung gelegt.

Das Modul Kommunikation unterstützt den sicheren Austausch von E–Mails und Dokumenten zwischen Kanzlei und Mandant, indem es

  • für die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant einen festen Rahmen vorgibt,
  • die Erledigung der Prozessschritte in der Kanzlei und beim Mandanten überwacht,
  • Prozessschritte automatisiert, die in der Kanzlei sonst von Mitarbeitern erledigt werden müssten (z.B. durch automatische Wiedervorlagen oder Erinnerungs-E-Mails) sowie
  • die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant gerichtsfest dokumentiert.

So werden einerseits die Kanzleimitarbeiter und andererseits die Neumandanten entlastet und deren Onboarding verläuft komplett “geräuschlos”, ohne dass der Kanzleiinhaber davon etwas merkt. Er braucht (aber muss auch, § 3 Abs. 2 BOStB!) nur noch zu entscheiden, ob er das Mandat annehmen oder ablehnen will.

Beide Module zusammen digitalisieren die Erstellung der notwendigen Verträge und unterstützen die Kanzlei beim automatisierten Austausch notwendiger Erklärungen mit dem Mandanten. Das spart Zeit, das Verschwenden von Geld hört auf; zudem gewinnen Sie Zeit, die Wertschöpfung zu erhöhen.

Weitere Infos und eine Demo finden sich unter https://virtualguide.io.

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